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步驟 1：確認採購需求與預算
在發出採購詢價之前，先確認：需要採購的品項與規格、數量與單位、預計交貨時間、預算範圍。這些資訊都需要先內部確認，再向外發出詢價。
採購詢價範本
採購詢價範本是指企業或組織在需要向供應商或廠商提出採購需求時所使用的標準詢價格式。這套範本涵蓋詢價確認、MOQ（最小訂量）討論、交期確認、付款條件確認四大情境，幫助採購人員以專業、清晰且有效率的方式與供應商溝通採購需求。 採購詢價是企業採購流程的第一步，也是最關鍵的一步。一份好的採購詢價，不只是告知「我要買什麼」，更是展示公司專業度、節省來回溝通時間的重要工具。根據企業採購研究，有完整採購詢價流程的企業，平均可以減少 40% 的來回溝通時間，並提高 30% 的供應商回覆品質。 躍創整理了企業適用的採購詢價範本，涵蓋 Email 與 LINE 兩種版本，可直接複製使用，幫助你快速建立專業的採購流程，降低內部溝通成本。
關於此範本
什麼是採購詢價範本？
採購詢價範本（Procurement Inquiry Template / Purchase Request Template）是企業或組織在向供應商提出採購需求時，所預先制定的標準詢價格式。這個範本不同於一般的「購買需求」，因為採購詢價是正式商業溝通的第一步，需要包含採購品項的詳細規格、數量、交貨時間、付款方式等關鍵資訊，是形成正式採購關係的基礎文件。 採購詢價範本的核心價值在於「效率」與「合規」。效率是指有了標準化的範本，採購人員可以在最短時間內產出一個完整的詢價，大幅減少來回溝通的次數。合規是指有了統一的格式，內部的請購、核可、記錄流程都可以更順暢，滿足企業內部控制的要求。 根據企業採購與供應鏈管理研究，使用標準化採購詢價流程的企業，供應商回覆品質平均提升約 35%，採購決策時間縮短約 28%。更重要的是，標準化的採購詢價可以建立企業的專業形象，讓供應商更願意認真對待你的採購需求。
SOP 使用指南
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步驟 2：根據情境選擇對應範本
詢價確認（基本詢價）、MOQ 討論（數量低於供應商最低量）、交期確認（有緊急交期需求）、付款條件確認（有特殊付款需求），四種情境有不同的溝通策略。
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步驟 3：填入具體資訊並附加相關文件
將範本中的品名、規格、數量等欄位填入實際資料，並附上相關規格圖、參考樣品照片或技術文件，讓供應商可以準確評估。
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步驟 4：選擇適當的溝通管道
Email 適合正式詢價、需要留下完整記錄的情境；LINE 適合緊急詢價、快速確認、或與小型供應商溝通。重要採購建議兩種管道並用。
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步驟 5：記錄與追蹤
建立採購詢價記錄表，追蹤每筆詢價的發出時間、供應商回覆時間、報價金額，以便後續比較與核可。 ---
核心資源
可複製使用的範本內容
以下為整理好的標準化腳本。點選「一鍵複製」即可將文字存入剪貼簿，直接置換括號資訊使用。
情境一：採購詢價確認（基本詢價）
**適用時機**：有新採購需求，向供應商正式提出詢價
[公司名稱] 採購部門
您好，
我們有以下採購需求，請協助報價：
品名：[具體品名/型號]
規格：[詳細規格]
數量：[X] [單位]
需求日期：[年/月/日]
請提供：
□ 含稅報價
□ 交貨日期
□ 付款條件
回覆期限：[日期]
聯絡人：[您的姓名] [電話]情境二：MOQ 討論（數量低於供應商最低量）
**適用時機**：採購數量低於供應商的最小訂量（MOQ），需要討論特殊處理方式
[供應商名稱] 您好，
我們想訂購 [品名]，但數量只有 [X] 單位的話，不到你們的 MOQ [Y] 單位。
原因是 [說明原因]。
請問：
1. 可以用這個數量出貨嗎？
2. 單價是否需要調整？
3. 有庫存可以出嗎？
謝謝
[您的姓名]情境三：交期確認（緊急或有特殊交期需求）
**適用時機**：有緊急交期需求，或交期是採購決策的關鍵因素
[供應商名稱] 您好，
緊急詢價！
品名：[品名/型號]
數量：[X] [單位]
需求：
□ 最早 [日期] 可出貨？
□ 最晚 [日期] 前必須到
□ [上午/下午] 指定時段送達
庫存有的話多少錢？最快的交期？
謝謝
[您的姓名]情境四：付款條件確認
**適用時機**：有特殊付款條件需求（如月結、票期、分期）或需要了解供應商標準付款條件
[供應商名稱] 您好，
想確認一下付款條件。
我們想用月結 [30/45/60] 天的方式，不知道可不可以？
你們比較偏好什麼付款方式？
有沒有針對付款方式的價格差異？
謝謝
[您的姓名]範本變體
針對不同情境的調整版本
依據品牌調性（如正式 B2B 或活潑零售）可選用以下變體。
變體 A：研發/工程部門請購版本
適用於研發或工程部門的特殊請購需求（如非標準品、客製化零件）。
主旨：【研發請購】[零件名稱] - 非標準品詢價 - [部門名稱]
[採購/供應商窗口]您好，
[部門名稱]有以下研發零件需求，屬於非標準品，煩請評估是否可供應。
【研發零件需求】
零件名稱：[品名]
用途：[研發項目名稱 / 使用目的]
規格：[詳細技術規格]
□ 需要客製化（附圖面/規格書）
□ 現有類似品（品名：[品名]，但有以下調整：...）
□ 需要替代建議（原有零件型號：[型號]，原因：停產）
【數量與時程】
需求數量：[X] pcs（研發用，非量產）
希望取得日期：[日期]
是否需要樣品：[是/否]
請問是否可處理這類非標準品詢價？謝謝。
[研發工程師姓名]
[部門名稱]
[公司名稱]
電話：[電話]變體 B：長期供應商年度詢價版本
適用於與現有供應商討論年度供應合約或大批量採購。
主旨：【年度採購詢價】[品項類別] - [年度] 年度供應合約詢價
[供應商窗口姓名]您好，
我們正在規劃 [年度] 年度的 [品項類別] 採購，想與貴公司討論年度供應的可能性。
【年度採購預估】
以下是 [年度] 年度的採購預估：
品項 1：
預估總量：[X] [單位]/年
分季需求：[Q1: Y, Q2: Z, Q3: W, Q4: V]（季度分配）
預估金額：NT$ [金額]
品項 2：
預估總量：[X] [單位]/年
分季需求：[Q1: Y, Q2: Z, Q3: W, Q4: V]
預估金額：NT$ [金額]
【詢問內容】
□ 年度總量報價（是否有年度優惠）
□ 各季度分批交貨的可行性
□ 價格保護機制（如原料價格波動的處理方式）
□ 備庫存安排
□ 付款條件
期待能建立長期、穩定的合作關係。請安排時間與我們討論年度供應方案。
[您的姓名]
[職稱]
[公司名稱]
電話：[電話]
Email：[email]變體 C：設備維修/保養採購版本
適用於工廠設備維修或定期保養所需的零件採購。
主旨：【維修採購】設備型號 [XXXX] 保養零件 - 請協助報價
[供應商窗口]您好，
我們有以下設備維修/保養零件需求，請協助報價。
【設備資訊】
設備名稱：[設備名稱]
設備型號：[型號]
機台編號：[編號]
使用部門：[部門名稱]
【需求零件清單】
| # | 零件名稱 | 型號/料號 | 數量 | 備註 |
|---|---------|----------|------|------|
| 1 | [零件名稱] | [料號] | [X] | [說明] |
| 2 | [零件名稱] | [料號] | [X] | [說明] |
| 3 | [零件名稱] | [料號] | [X] | [說明] |
【時程需求】
□ 緊急維修（設備停機中）- 最晚 [日期] 前需要到貨
□ 預防性保養 - 可配合保養排程，[日期] 前到貨即可
【維修情況說明】
[簡述設備故障情況或保養需求]
請優先確認零件庫存與交期，謝謝。
[姓名]
[部門]
電話：[電話]FAQ
常見問題
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