01
步驟 1：在會議前準備範本
在會議開始前，先填入會議的基本資訊（會議名稱、日期、時間、地點、與會人），並根據會議議程預先列出討論項目。
會議紀錄範本
會議紀錄範本是企業或組織在召開正式會議時，用來記錄會議內容、討論事項、決議結論與待辦事項的標準格式。這套範本涵蓋完整的會議紀錄格式，包括會議摘要、討論事項、決議、待辦事項與負責人四大核心區塊，並附有 AI 摘要 Prompt，幫助你快速產生專業的會議紀錄。 會議紀錄是企業內部溝通與專案管理的命脈。一份好的會議紀錄，可以讓沒有參加會議的人了解討論內容，讓參加會議的人確認理解正確，讓待辦事項有追蹤依據。根據企業效率研究，有良好會議紀錄制度的組織，跨部門溝通效率比沒有的組織高出約 40%，專案進度延誤的情況也減少約 35%。 躍創整理了企業適用的會議紀錄範本，包含完整的標準格式，可直接複製使用。同時，我們也提供 AI 摘要 Prompt，讓你可以在 ChatGPT、Claude 或其他 AI 工具中快速產生專業的會議紀錄摘要。
關於此範本
什麼是會議紀錄範本？
會議紀錄範本（Meeting Minutes Template / Meeting Notes Template）是企業或組織在召開正式會議時，用來結構化記錄會議各項內容的標準格式。這個範本不同於一般的筆記或草稿，因為正式的會議紀錄需要涵蓋四大核心要素：會議摘要（Meeting Summary）、討論事項（Discussion Points）、會議決議（Decisions Made）、待辦事項（Action Items with Owners）。一份完整的會議紀錄，是讓團隊成員對會議內容有共同理解、讓決議有據可查、讓待辦事項有追蹤基礎的重要文件。 會議紀錄範本的核心價值在於「結構化」與「可追蹤性」。結構化是指用統一的格式記錄會議，讓所有人都能快速找到自己需要的資訊。可追蹤性是指清楚標示每個待辦事項的負責人與期限，讓會議的結論能真正轉化為行動。 根據企業管理與會議效率研究，有標準化會議紀錄制度的組織，跨部門溝通效率平均提升約 40%，專案進度延誤的情況減少約 35%。更重要的是，有完整會議紀錄的組織，新進員工上手速度快約 25%，因為他們可以透過會議紀錄快速了解團隊的歷史決策與運作模式。
SOP 使用指南
02
步驟 2：在會議中即時記錄
使用範本作為記錄框架，針對每個討論事項快速記錄要點。不用追求一字不漏的記錄，重點是記錄：核心論點、關鍵決定、待辦事項。
03
步驟 3：會議結束後整理與確認
會議結束後，儘快（最好在 24 小時內）整理會議紀錄，並發送給會議主席或主要與會人確認。
04
步驟 4：分發與歸檔
確認後的會議紀錄，發送給所有與會人及相關人員（可能需要知道會議結論的人），並歸檔到團隊的文件管理系統。
05
步驟 5：追蹤與複查
在下一次會議前，回顧上次會議的待辦事項進度，並在會議開始時報告前次待辦的完成狀況。 ---
核心資源
可複製使用的範本內容
以下為整理好的標準化腳本。點選「一鍵複製」即可將文字存入剪貼簿，直接置換括號資訊使用。
標準會議紀錄格式
【會議紀錄格式】
═══════════════════════════════════════════════════════════════
會議紀錄
MEETING MINUTES
═══════════════════════════════════════════════════════════════
【會議基本資訊】
| 項目 | 內容 |
|------|------|
| 會議名稱 | [會議名稱] |
| 會議日期 | [年/月/日] |
| 會議時間 | [開始時間] - [結束時間] |
| 會議地點 | [地點 / 線上會議連結] |
| 會議主席 | [姓名] |
| 記錄人 | [姓名] |
【與會人員】
出席人員：
• [姓名 1] - [部門/單位] - [職稱]
• [姓名 2] - [部門/單位] - [職稱]
• [姓名 3] - [部門/單位] - [職稱]
缺席人員：
• [姓名] - [部門/單位] - [缺席原因]
• （如無缺席人員，請填「無」）
═══════════════════════════════════════════════════════════════
【一、會議摘要 / Meeting Summary】
[用 2-3 句話摘要這次會議的核心內容，包括：這次會議的主要目的是什麼、討論了哪些重要議題、達成了哪些關鍵結論]
═══════════════════════════════════════════════════════════════
【二、討論事項 / Discussion Points】
───────────────────────────────────────────────────────────────
▌議題 1：[議題名稱]
討論時間：[X 分鐘]
討論內容摘要：
• [要點 1：討論的核心論點]
• [要點 2：不同的意見或觀點]
• [要點 3：達成的共識或仍存在的分歧]
與會人意見：
• [姓名]：[意見簡述]
• [姓名]：[意見簡述]
───────────────────────────────────────────────────────────────
▌議題 2：[議題名稱]
討論時間：[X 分鐘]
討論內容摘要：
• [要點 1]
• [要點 2]
• [要點 3]
與會人意見：
• [姓名]：[意見簡述]
───────────────────────────────────────────────────────────────
▌議題 3：[議題名稱]
討論時間：[X 分鐘]
討論內容摘要：
• [要點 1]
• [要點 2]
• [要點 3]
═══════════════════════════════════════════════════════════════
【三、會議決議 / Decisions Made】
| # | 決議事項 | 決議內容 | 依據理由 |
|---|---------|---------|---------|
| 1 | [決議事項簡述] | [具體的決議內容] | [為什麼這樣決定] |
| 2 | [決議事項簡述] | [具體的決議內容] | [依據理由] |
| 3 | [決議事項簡述] | [具體的決議內容] | [依據理由] |
未決事項（需後續追蹤）：
| # | 未決事項 | 待解決問題 | 負責人 |
|---|---------|-----------|-------|
| 1 | [事項] | [待解決的問題] | [姓名] |
| 2 | [事項] | [待解決的問題] | [姓名] |
═══════════════════════════════════════════════════════════════
【四、待辦事項 / Action Items】
| # | 待辦事項 | 負責人 | 截止日期 | 優先順序 | 狀態 |
|---|---------|-------|---------|---------|------|
| 1 | [具體的待辦事項] | [姓名] | [日期] | 高/中/低 | 待執行 |
| 2 | [具體的待辦事項] | [姓名] | [日期] | 高/中/低 | 待執行 |
| 3 | [具體的待辦事項] | [姓名] | [日期] | 高/中/低 | 待執行 |
| 4 | [具體的待辦事項] | [姓名] | [日期] | 高/中/低 | 待執行 |
═══════════════════════════════════════════════════════════════
【五、下次會議】
| 項目 | 內容 |
|------|------|
| 預定時間 | [年/月/日] [時間] |
| 預定地點 | [地點 / 線上會議連結] |
| 主要議題 | [預定討論的議題] |
| 需要準備的資料 | [需要與會人提前準備的資料] |
═══════════════════════════════════════════════════════════════
【六、附件】
• [附件名稱 1]：[說明]
• [附件名稱 2]：[說明]
• （如無附件，請填「無」）
═══════════════════════════════════════════════════════════════
【七、會議滿意度（如有填寫）】
| 項目 | 評分（1-5） | 備註 |
|------|------------|------|
| 時間控制 | [X] | [備註] |
| 議題掌握 | [X] | [備註] |
| 參與度 | [X] | [備註] |
| 總體滿意度 | [X] | [備註] |
═══════════════════════════════════════════════════════════════
會議紀錄人：________________ 日期：________________
會議主席確認：________________ 日期：________________AI 摘要 Prompt
以下是可以用於 ChatGPT、Claude 或其他 AI 工具的摘要 Prompt，幫助你快速從會議錄音或筆記產生結構化的會議紀錄。 **Prompt 1：從錄音檔產生會議紀錄**
你是一位專業的會議紀錄整理師。請根據以下會議錄音的文字檔案，產生結構化的會議紀錄。
格式要求：
1. 會議摘要：用 2-3 句話總結會議核心內容
2. 討論事項：分點列出各項討論的摘要，包含討論要點與不同意見
3. 會議決議：列出所有達成的決議，包含決議內容與依據理由
4. 待辦事項：列出所有待辦事項，包含負責人與截止日期
5. 未決事項：列出未解決的問題
錄音檔內容：
[在此貼上錄音檔的文字內容]
請用中文輸出，格式清晰，方便閱讀。範本變體
針對不同情境的調整版本
依據品牌調性（如正式 B2B 或活潑零售）可選用以下變體。
變體 A：一對一會議版本（One-on-One Meeting）
適用於主管與下屬、導師與學員的一對一會議記錄。
【一對一會議紀錄格式】
═══════════════════════════════════════════════════════════════
一對一會議紀錄
ONE-ON-ONE MEETING NOTES
═══════════════════════════════════════════════════════════════
| 項目 | 內容 |
|------|------|
| 會議日期 | [年/月/日] |
| 員工姓名 | [姓名] |
| 主管姓名 | [姓名] |
| 會議時間 | [開始-結束] |
【員工近況更新】
• 工作進度：[近況說明]
• 成就：[近期成就或突破]
• 挑戰：[目前面臨的挑戰]
• 需要支援：[需要主管或公司支援的事項]
【主管回饋】
• 正向回饋：[具體的肯定與表揚]
• 發展建議：[改進或成長的方向]
• 目標設定：[下次的目標或優先事項]
【討論主題】
1. [主題1]：討論摘要與結論
2. [主題2]：討論摘要與結論
【下次的行動】
• 員工行動：[員工下次會議前需要完成的事項]
• 主管行動：[主管下次會議前需要完成的事項]
【下次會議】
時間：[日期/時間]
重點議題：[下次會議的重點]
═══════════════════════════════════════════════════════════════變體 B：跨部門專案會議版本
適用於跨部門專案的進度會議。
【跨部門專案會議紀錄】
═══════════════════════════════════════════════════════════════
專案進度會議紀錄
PROJECT STATUS MEETING MINUTES
═══════════════════════════════════════════════════════════════
【專案資訊】
| 項目 | 內容 |
|------|------|
| 專案名稱 | [專案名稱] |
| 專案經理 | [姓名] |
| 會議日期 | [日期] |
| 專案目前進度 | [X]% |
【專案狀態摘要】
狀態：[🟢 正常 / 🟡 需關注 / 🔴 有風險]
主要進度：
• [已完成的主要里程碑]
• [進行中的工作]
主要風險：
• [風險1：說明與影響]
• [風險2：說明與影響]
【各部門進度更新】
▌[部門A]：[負責人姓名]
• 進度：[X]%
• 完成事項：[清單]
• 下步行動：[清單]
• 需支援：[如有]
▌[部門B]：[負責人姓名]
• 進度：[X]%
• 完成事項：[清單]
• 下步行動：[清單]
• 需支援：[如有]
【資源需求與協調】
• [需要其他部門支援的事項]
• [人力/預算/時間的協調]
【待審核事項】
| 事項 | 選項 | 決定期限 |
|------|------|---------|
| [事項] | A / B / C | [日期] |
═══════════════════════════════════════════════════════════════變體 C：客戶/外部會議版本
適用於與客戶、廠商、外部夥伴的正式會議記錄。
【外部會議紀錄 / EXTERNAL MEETING MINUTES】
═══════════════════════════════════════════════════════════════
外部會議紀錄
EXTERNAL MEETING MINUTES
═══════════════════════════════════════════════════════════════
【會議基本資訊】
| 項目 | 內容 |
|------|------|
| 會議主題 | [會議主題] |
| 日期時間 | [年/月/日] [時間] |
| 我方與會人 | [姓名/職稱] |
| 對方與會人 | [對方公司名稱/姓名/職稱] |
| 會議地點 | [地點/線上] |
【我方目標】
1. [這次會議我方想要達成的目標]
【對方目標】
1. [這次會議對方可能想要達成的目標]
【會議摘要】
[2-3 句話總結會議內容]
【共識事項】
| 項目 | 共識內容 | 雙方確認 |
|------|---------|---------|
| [事項] | [內容] | ✅ |
【待確認事項】
| 項目 | 待確認內容 | 回覆期限 | 負責方 |
|------|-----------|---------|-------|
| [事項] | [內容] | [日期] | [我方/對方] |
【商業機會與下一步】
• [識別出的商業機會]
• [下一步行動計畫]
【下次會議】
• 日期：[如有約定]
• 議題：[下次會議的預定議題]
═══════════════════════════════════════════════════════════════
【重要約定聲明】
本會議紀錄為雙方討論的記錄，不代表正式合約或協議。
任何商業決定需以雙方正式簽署的文件為準。
═══════════════════════════════════════════════════════════════FAQ
常見問題
複製成功！已存入剪貼簿。