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步驟 1：選擇適合的交接情境
先確認這次交接是屬於哪種情境：員工離職、主管交接、專案移交或其他。躍創針對三大常見情境提供專屬範本，你可以直接下載使用。
工作交接清單範本
工作交接清單範本是指企業或組織在員工離職、調崗、休假或專案交接時，用來確保「工作不中斷、知識不斷層」的結構化文件。一份完整的工作交接清單不僅能幫助交接人清楚列出所有待移交項目，也能讓接任者快速上手、減少摸索時間。 台灣企業最常見的工作交接問題是：交接內容不完整、沒有書面記錄、權限移除遺漏、專案進度不清楚。一套好的工作交接清單範本，可以讓交接雙方在 30 分鐘內完成基本的交接確認，同時留下完整的書面記錄，避免後續的責任歸屬爭議。 躍創整理了適用於一般員工離職、主管交接、專案移交三大情境的工作交接清單範本，涵蓋待辦事項、檔案資料、系統權限、聯絡人資訊、專案進度五大類別，可直接複製使用或搭配 AI 工具快速產生交接清單。
關於此範本
什麼是工作交接清單範本？
工作交接清單範本（Handover Checklist Template /交接清單）是指企業或組織在人員變動時（如員工離職、內部調動、休假代理、專案交接），用來結構化記錄「待移交項目」與「交接進度」的標準化文件。工作交接清單不同於一般工作清單，因為它的核心目的是「確保工作 continuity（連續性）」而非「追蹤日常任務」，所以需要特別注重待辦事項的完整性、權限的清楚交接、以及專案進度的透明記錄。 工作交接清單的核心價值在於「知識沉澱」與「風險控制」。知識沉澱是指當員工將隐性知識（存在於腦中、沒寫下來的經驗）轉化為顯性知識（書面記錄、文件、流程圖）時，即使人離開了，知識還留在組織裡。風險控制是指當所有交接項目都有書面記錄時，未來若出現問題，可以清楚追溯是「交接時就沒交代清楚」還是「接手後執行有問題」。 根據 HR 產業研究，有完善交接制度的企業，新進員工的平均上手時間比沒有制度的企業縮短約 40%。這是因為當交接清單完整時，接任者不需要「從零摸索」，可以直接依據清單逐步接手，大幅降低學習曲線與錯誤風險。
SOP 使用指南
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步驟 2：盤點待交接項目
對照範本中的分類，逐一盤點你手上的待交接項目。建議從「待辦事項」→「檔案資料」→「系統權限」→「聯絡人資訊」→「專案進度」五大類依序檢視，避免遺漏。
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步驟 3：補充具體資訊
將每個交接項目的具體內容填入範本，例如：負責的客戶名稱、重要檔案的存放位置、系統登入方式、重要聯絡人的電話與 Email。越具體，接任者越快上手。
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步驟 4：安排交接時間與確認方式
將清單提供給接任者或直屬主管，安排 1-2 次交接會議，逐一說明每個項目。如有複雜的專案或流程，可以安排實際操作演示。
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步驟 5：HR 或直屬主管確認
交接完成後，由 HR 或直屬主管確認交接清單已完整填寫，並請交接人與接任者共同簽名，作為正式的交接記錄。 ---
核心資源
可複製使用的範本內容
以下為整理好的標準化腳本。點選「一鍵複製」即可將文字存入剪貼簿，直接置換括號資訊使用。
分類一：待辦事項與任務
適用於所有交接情境，包含正在進行中的任務、後續待追蹤事項、待辦事項的處理方式說明。 **1. 進行中任務**
| 任務名稱 | 優先順序 | 目前進度 | 預計完成日 | 接任者 | 備註 |
|---------|---------|---------|-----------|-------|------|
| [填寫] | 高/中/低 | [填寫] | [填寫] | [填寫] | [填寫] |分類二：檔案資料與文件
適用於所有交接情境，包含重要檔案的存放位置、資料庫存取、密碼記錄、機密文件處理。 **1. 重要檔案清單**
| 檔案名稱 | 存放位置 | 重要性 | 是否需要移交 | 備註 |
|---------|---------|-------|-------------|------|
| [填寫] | [填寫] | 高/中/低 | 是/否 | [填寫] |分類三：系統權限與帳號
適用於所有交接情境，包含系統權限清單、設備歸還、軟體授權、門禁卡等。 **1. 系統權限清單**
| 系統名稱 | 權限類型 | 申請日期 | 移除日期 | 移除方式 |
|---------|---------|---------|---------|---------|
| 公司Email | [填寫] | [填寫] | [填寫] | IT移除 |
| CRM系統 | [填寫] | [填寫] | [填寫] | IT移除 |
| 財務系統 | [填寫] | [填寫] | [填寫] | IT移除 |分類四：聯絡人資訊
適用於所有交接情境，包含重要客戶、廠商、內部窗口、合作夥伴的聯絡方式。 **1. 重要外部聯絡人**
| 姓名/公司 | 聯絡電話 | Email | 往來內容 | 交接說明 |
|----------|---------|-------|---------|---------|
| [填寫] | [填寫] | [填寫] | [填寫] | [填寫] |分類五：專案進度與交付物
適用於主管交接、專案移交情境，包含專案目前進度、交付物、未完成事項、風險事項。 **1. 專案進度總覽**
| 專案名稱 | 專案目標 | 目前進度 | 預計完成日 | 風險事項 |
|---------|---------|---------|-----------|---------|
| [填寫] | [填寫] | [填寫] | [填寫] | [填寫] |交接確認區塊
交接人：[姓名]
職位：[職位]
交接日期：[年/月/日]
交接確認簽名：________________
接任者：[姓名]
職位：[職位]
接任日期：[年/月/日]
接任確認簽名：________________
直屬主管：[姓名]
確認日期：[年/月/日]
主管確認簽名：________________
HR確認：[姓名]
確認日期：[年/月/日]
HR確認簽名：________________AI Copilot
搭配 AI 使用提示詞
複製下方 Prompt 並貼入 ChatGPT、Claude 或 Copilot，即可讓 AI 自動為你產出符合需求的客製化內容。
AI 輔助生成提示詞（Prompt）
請先點選複製 Prompt，貼入 ChatGPT 後，依序置換 Prompt 中 `[...]` 括號內的資訊即可。
你是一個專業的 HR 顧問與工作流程專家。我需要你幫我生成一套針對 [情境：員工離職/主管交接/專案移交] 的工作交接清單。
交接人：[交接人姓名與職位]
接任者：[接任者姓名與職位]
交接原因：[離職/調動/休假/其他]
交接日期：[日期]
請根據以下五大分類，每個分類生成具體的交接項目：
1. 待辦事項與任務：正在進行中的任務、後續待追蹤事項
2. 檔案資料與文件：重要檔案、雲端資料、密碼與存取權限
3. 系統權限與帳號：系統權限、公司設備、軟體授權
4. 聯絡人資訊：重要客戶、廠商、內部窗口
5. 專案進度與交付物：專案進度、已完成/未完成交付物
每個交接項目要：
- 具體、清楚、可執行
- 標明優先順序（高/中/低）
- 包含必要的說明或備註
- 適合台灣企業的交接文化
請用正體中文輸出，包含 Markdown 格式表格與清單。範本變體
針對不同情境的調整版本
依據品牌調性（如正式 B2B 或活潑零售）可選用以下變體。
變體 A：一般員工離職版
適用於基層員工或一般職員的離職交接，相對精簡，聚焦在日常任務與基本權限。 **主要差異：** - 省略專案進度分類（如果不是專案負責人） - 強調待辦事項與待追蹤客戶的交接 - 加入「異動後第一週應完成事項」區塊 **額外區塊：異動後第一週應完成事項**
| 應完成事項 | 負責人 | 期限 | 說明 |
|----------|-------|-----|------|
| 發送客戶通知信 | 接任者 | [日期] | 告知客戶窗口已異動 |
| 確認所有Email已轉發 | 交接人 | [日期] | 設定自動轉發或提供密碼 |
| 完成所有待出貨訂單 | 接任者 | [日期] | 檢查ERP系統 |變體 B：主管交接版
適用於主管層級的交接，除了一般交接內容，還需要包含團隊管理、政策執行、策略方向的移交。 **額外區塊：團隊與管理交接**
| 團隊成員 | 職位 | 專案/負責業務 | 管理注意事項 |
|---------|-----|-------------|-------------|
| [填寫] | [填寫] | [填寫] | [填寫] |
| 正在進行中的團隊專案 | 專案目標 | 目前進度 | 團隊成員 |
|--------------------|---------|---------|---------|
| [填寫] | [填寫] | [填寫] | [填寫] |變體 C：專案移交版
適用於專案經理異動或專案暫停後的移交，聚焦在專案範圍、進度、風險、交付物的完整交接。 **額外區塊：專案基本資訊**
| 專案名稱 | 專案代碼 | 開始日期 | 預計結束日 | 專案狀態 |
|---------|---------|---------|-----------|---------|
| [填寫] | [填寫] | [填寫] | [填寫] | 正常/有風險/延期 |
| 專案目標 | 專案範圍 | 主要交付物 |
|---------|---------|---------|
| [填寫] | [填寫] | [填寫] |FAQ
常見問題
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