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步驟 1：建立追蹤時間表
在發出報價後，立即在 CRM 或日曆中建立追蹤時間表：初次追蹤（7 天後）、二次追蹤（14 天後）、三次追蹤（30 天後）、最後追蹤（45-60 天後）。
報價後追蹤信範本
報價後追蹤信範本是企業在發出報價之後，定期聯繫客戶了解進度、解決疑問、促進決策的標準溝通格式。這套範本涵蓋初次追蹤、二次追蹤、優惠到期提醒、結案確認四大情境，幫助業務人員以適當的頻率與專業的態度，維護客戶關係並推動銷售進度。 「追蹤」是 B2B 銷售中最容易被忽略、卻也是最重要的環節之一。很多業務人員發出報價後就等客戶回覆，結果讓報價石沉大海。根據 B2B 銷售研究，80% 的 B2B 交易需要至少 5 次的客戶接觸才能成交，而大多數業務人員在第 2 次被拒絕後就放棄了。有一套好的追蹤信範本，可以幫助你保持適當的接觸頻率，建立持久的客戶關係。 躍創整理了外銷與 B2B 企業適用的報價後追蹤信範本，包含完整的專業 Email 版本，可直接複製使用，幫助你系統性地追蹤每一筆報價，提高接單率。
關於此範本
什麼是報價後追蹤信範本？
報價後追蹤信範本（Quotation Follow-up Letter Template / Sales Follow-up Template）是業務人員在向客戶發出報價、提案或報價單之後，定期聯繫客戶了解進度、解決疑問、提供額外資訊、促進決策的標準溝通格式。這種追蹤不同於一般的「問候 Email」，因為報價後追蹤有明確的銷售目標，需要在維護客戶關係的同時，逐步推動客戶做出採購決定。 報價後追蹤信範本的核心價值在於「持續性」與「增值性」。持續性是指在適當的時間點持續接觸客戶，讓客戶感受到你的專業與誠意，而不是一次不成交就消失。增值性是指每一次的追蹤都應該為客戶提供新的價值（如新資訊、新方案、新的協助），而不是單純的「請問考慮得如何了」。 根據 B2B 銷售與客戶關係管理研究，有系統性追蹤流程的業務團隊，報價轉換率比沒有追蹤流程的團隊高出約 35%。更重要的是，有良好追蹤記錄的客戶，即使這次不成交，未來回購或推薦他人的機率也比一般客戶高出約 45%。
SOP 使用指南
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步驟 2：根據追蹤次數選擇對應範本
初次追蹤語氣輕鬆，主要是關心進度；二三次追蹤需要提供新的價值或替代方案；優惠到期提醒需要營造緊迫感；結案確認則是正面的最終確認。
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步驟 3：在每次追蹤前準備「增值內容」
不要只是問「考慮得如何了」，而是準備一些客戶可能需要的新資訊：新技術更新、市場趨勢、相關成功案例、替代方案建議等。
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步驟 4：記錄每次追蹤的結果
在 CRM 或表格中記錄每次追蹤的時間、方式、回應內容，以便後續溝通時有背景資料。
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步驟 5：決定最終結案策略
如果多次追蹤後仍無回應，決定是轉為長線培養（定期發送價值內容）還是正式結案（發送結案 Email 並說明未來聯繫方式）。 ---
核心資源
可複製使用的範本內容
以下為整理好的標準化腳本。點選「一鍵複製」即可將文字存入剪貼簿，直接置換括號資訊使用。
情境一：初次追蹤（發出報價後 7 天）
**適用時機**：發出報價或提案後約一週，主動聯繫客戶了解進度
情境二：二次追蹤（發出報價後 14-21 天）
**適用時機**：初次追蹤後未獲得實質回應，再次主動聯繫
情境三：優惠到期提醒
**適用時機**：報價或優惠即將到期，善意提醒客戶並提供最後行動機會
情境四：結案確認
**適用時機**：客戶確認接受報價，發送正式結案確認並說明後續步驟
範本變體
針對不同情境的調整版本
依據品牌調性（如正式 B2B 或活潑零售）可選用以下變體。
變體 A：電話追蹤後的 Email 確認版本
適用於電話追蹤後的 Email 摘要跟進。
主旨：通話摘要 + [您關心的項目] 更新 [您的姓名]
[客戶窗口姓名]您好，
非常感謝您今天抽出時間與我通話。以下是我們今天討論的重點摘要：
【討論重點】
• [討論重點 1]
• [討論重點 2]
• [討論重點 3]
【我們的承諾】
根據今天的討論，我們會：
• [承諾事項 1]
• [承諾事項 2]
【下一步】
• 我：[會在 X 天內提供...]
• 您：[請您在...之前告訴我們...]
如有任何問題或需要進一步討論，請隨時與我聯繫。
感謝！
[您的姓名]
[公司名稱]
電話：[電話]變體 B：參加展覽後的追蹤版本
適用於參加國際展覽（如廣交會、慕尼黑電子展）後的客戶追蹤。
主旨：很高興在 [展覽名稱] 見到您！[公司名稱] 報價已發送
[客戶窗口姓名]您好，
很高興有機會在 [展覽名稱] 與您見面！感謝您對我們 [產品名稱] 的興趣 🙏
【展覽回顧】
展位上相談甚歡，我們討論了：
• [重點討論內容]
• [達成的共識]
【您要的資料】
根據您展位上的要求，我已將以下資料發送至您的 Email：
• 完整報價單
• 產品規格書
• 客戶案例分享
【展覽優惠】
感謝您在展覽期間來訪，我們特別提供展覽限定優惠：
• 優惠內容：[說明]
• 優惠截止：[日期]
期待與您進一步合作！
[您的姓名]
[公司名稱]
電話：[電話]
Email：[email]變體 C：長線培養結案版本
適用於多次追蹤後仍無法成交，轉為長期培養的 Email。
主旨：轉為長期合作夥伴 [您的姓名] from [公司名稱]
[客戶窗口姓名]您好，
感謝您過去這段時間與我們的交流。雖然這次 [品項名稱] 的合作沒有達成，但我們理解您的考量與決定 🙏
【我們的想法】
這次雖然沒有成交，但我們不會放棄與您建立長期合作關係的想法。您的需求對我們很重要，我們相信未來一定會有合適的機會。
【我們的建議】
如果您同意，我們想把您列為 [公司名稱] 的優先聯繫對象：
• 未來有相關新產品或優惠時，會第一時間通知您
• 不定期發送對您可能有幫助的產業資訊
• 您有任何相關需求，歡迎隨時與我聯繫
【我的承諾】
我會持續關注您的需求，等待合適的時機。如果這期間您有任何需要，請隨時與我聯繫，我的聯繫方式永遠為您開通。
感謝您的時間與考量。祝您業務順利！
[您的姓名]
[公司名稱]
電話：[電話]
Email：[email]FAQ
常見問題
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