報價整理 AI Prompt 範本

報價整理 AI Prompt 範本（Quotation AI Prompt Template）是企業用於「指示 AI 工具整理客戶詢價需求、檢查欄位完整性，並產生報價草稿」的對話提示詞模板。好的 Prompt 可以讓 AI 快速整理混亂的詢價資料，根據研究，有效的 AI 報價 Prompt 可以節省 50-70% 的報價整理時間。台灣製造業與貿易公司最常見的報價問題是：客戶需求描述不清楚、需要來回確認多次才能報價、報價格式不統一。一套好的報價整理 AI Prompt 範本，可以讓 AI 幫你快速理解客戶需求、檢查缺漏資訊，並產出專業的報價草稿。躍創整理了適用於製造業、貿易業與服務業的報價整理 AI Prompt 範本，涵蓋需求整理版、欄位檢查版與報價草稿版三大情境，可直接複製使用或根據企業需求自訂調整。

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關於此範本

什麼是報價整理 AI Prompt 範本？

報價整理 AI Prompt 範本（Quotation AI Prompt Template）是製造業或貿易企業，以結構化格式定義「給 AI 工具的指令」，使其能整理客戶的詢價需求、分析規格完整性，並產出符合企業標準的報價草稿。Prompt 不同於一般範本，因為它的核心是「告訴 AI 該怎麼處理報價資訊」而非「直接給出報價」，所以需要特別注重資訊整理邏輯、欄位檢查標準與報價格式要求。報價整理 AI Prompt 的核心價值在於「效率」與「準確」。效率是指當 AI 能快速整理客戶需求時，業務人員可以從繁瑣的資訊整理工作中解放出來，專注在價值更高的客戶開發與談判上。準確是指 AI 可以系統性地檢查欄位完整性，減少因資訊遺漏導致的報價錯誤。根據製造業報價流程研究，業務人員平均花費 30-45 分鐘整理一份複雜的客戶詢價資料。使用有效的 AI Prompt 後，這個時間可以縮短到 5-10 分鐘，效率提升 75% 以上。這是因為 AI 可以快速理解、分類並結構化非結構化的客戶輸入。

SOP 使用指南

步驟 1：收集客戶詢價資料

先收集客戶提供的所有詢價資料，包括 Email、PDF、Excel、表單或其他格式。確保所有資料都已轉換成文字或 AI 可讀取的格式。

步驟 2：選擇適合的 Prompt 範本

躍創提供三種常用情境的 Prompt：需求整理版、欄位檢查版與報價草稿版。你可以根據實際需求選擇或組合使用。

步驟 3：根據企業標準調整 Prompt

按照企業的報價格式、必填欄位與特殊要求調整 Prompt 內容。確保 AI 產出的格式符合企業標準。

步驟 4：測試並優化 Prompt

先在封閉環境測試 Prompt 的輸出，確認整理結果符合預期後再正式使用。

步驟 5：建立審核與產出流程

AI 整理後需由業務人員審核確認，再根據草稿正式填入報價系統。 ---

核心資源

可複製使用的範本內容

以下為整理好的標準化腳本。點選「一鍵複製」即可將文字存入剪貼簿，直接置換括號資訊使用。

Prompt A：需求整理版

適用於整理客戶模糊或非結構化的詢價需求。 **完整 Prompt**：

範本變體

針對不同情境的調整版本

依據品牌調性（如正式 B2B 或活潑零售）可選用以下變體。

變體 A：外銷報價版

適用於外銷報價、美元報價等國際貿易情境。

**調整重點**：
- 加入幣別、匯率、貿易條款（Incoterms）
- 加入出口包裝、報關、FCL/LCL 等資訊
- 加入信用狀、電匯等付款條件說明

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變體 B：服務報價版

適用於顧問服務、專案報價等非商品報價情境。

**調整重點**：
- 加入工時估算邏輯
- 加入人天/人月計費格式
- 加入里程碑與交付物說明

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變體 C：緊急報價版

適用於客戶要求快速回覆的緊急情境。

**調整重點**：
- 簡化流程，聚焦核心欄位
- 設定緊急標記
- 提醒需要後續確認的事項

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FAQ