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步驟 1：整合到你的訂單系統
將範本整合到你的電商後台、ERP 或物流系統中，設定自動觸發條件。
訂單出貨通知範本
訂單出貨通知範本是一種電商、零售與 B2B 企業在處理訂單出貨流程時，所使用的標準通知格式，包括已出貨通知、配送中更新、已到貨通知、延誤說明與退貨處理五大情境。這些範本能幫助企業以一致、及時且友善的方式與顧客溝通物流進度，減少客服詢問量並提升顧客體驗。 台灣電商最常見的物流溝通問題是：顧客下單後不知道什麼時候出貨、什麼時候到貨，等到不耐煩就發問或直接取消訂單。有一套好的出貨通知範本，可以在每個關鍵節點主動通知顧客，將物流相關的客服詢問量減少 60% 以上。 躍創整理了電商、零售與 B2B 適用的訂單出貨通知範本，涵蓋 5 大情境，可直接複製使用，幫助你提升物流透明度與顧客滿意度。
關於此範本
什麼是訂單出貨通知範本？
訂單出貨通知範本是一種電商、零售與 B2B 企業在處理訂單出貨流程時，所預先制定的標準通知訊息格式，涵蓋已出貨通知、配送中進度更新、已到貨通知、延誤說明與退貨處理五大情境。這些範本通常會依據不同的物流階段——倉庫揀貨、包裝出貨、物流運輸、到達配送、異常處理——設計對應的訊息內容與語氣規範。 訂單出貨通知範本的核心價值在於「透明度」與「主動溝通」。透明度是指讓顧客隨時知道自己的包裹在哪裡，減少焦慮與不確定感；主動溝通是指在每個關鍵節點主動通知顧客，而不是等顧客來問。 根據躍創科技輔導電商客戶的經驗，有完整出貨通知範本的電商，平均物流相關客服詢問量減少 60% 以上，顧客對物流的滿意度也因為及時的通知而提升約 25%。
SOP 使用指南
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步驟 2：設定觸發時機
根據範本情境，設定對應的觸發時機： - 已出貨 → 倉庫出貨後 - 配送中更新 → 物流狀態更新時 - 已到貨 → 到達取貨地點或配送完成時 - 延誤說明 → 發現延誤時 - 退貨處理 → 收到退貨申請時
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步驟 3：置換品牌與物流資訊
將範本中的「品牌名稱」、「物流公司名稱」、「追蹤連結」置換為你的實際資訊。
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步驟 4：根據管道調整格式
Email 版本可以更詳細，包含更多附件；SMS 版本要更精簡；LINE 版本可以加入表情符號。
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步驟 5：定期檢視與優化
每季檢視一次出貨通知的效果，根據顧客回饋調整內容與發送時機。 ---
核心資源
可複製使用的範本內容
以下為整理好的標準化腳本。點選「一鍵複製」即可將文字存入剪貼簿，直接置換括號資訊使用。
情境一：已出貨通知
**適用時機**：商品離開倉庫、交给物流公司後
嗨，[顧客姓名]您好！您的訂單已經出貨啦～ 📦✨
【出貨確認】
📦 訂單編號：[訂單編號]
🚚 物流：[黑貓/新竹/超商]
🔢 追蹤號碼：[追蹤號]
追蹤連結：[追蹤連結]
預計送達：[X-X] 個工作天
期待您收到商品 😊
[品牌名稱]情境二：配送中更新
**適用時機**：物流狀態更新時（如已到轉運中心、配送中、派送中）
嗨！您的包裹正在路上囉～ 🚚📦
【配送進度】
📦 訂單：[訂單編號]
📍 目前狀態：[配送中/已到站/派送中]
🚚 預計送達：[日期]
追蹤：[追蹤連結]
如有問題歡迎告訴我！
[品牌名稱]情境三：已到貨通知
**適用時機**：商品已到達取貨地點（超商/門市/指定地址）
您的包裹到啦～ 🎉📦
【到貨通知】
📦 取貨地點：[超商名稱 + 地址]
⏰ 取貨期限：[日期]
🔢 取貨碼：[取貨驗證碼]
記得儘快取件喔，別讓好商品等太久！
[品牌名稱]情境四：延誤說明
**適用時機**：物流延誤、天災、節慶等情況導致無法按時送達
嗨，[顧客姓名]您好，很抱歉通知您 😔
您的訂單 [訂單編號] 因 [延誤原因] 將延遲送達。
【延誤資訊】
📦 原預計：[日期]
📦 最新預計：[新日期]
我們正在積極處理中，感謝您的耐心等候！🙏
如有任何問題，歡迎告訴我～
[品牌名稱]情境五：退貨處理
**適用時機**：顧客申請退貨或物流異常導致需要退貨
嗨，[顧客姓名]您好！您的退貨申請已核准囉 ✅
【退貨流程】
1. 退貨標籤已寄至您的 Email
2. 請於 [日期] 前將商品包裝好寄出
3. 我們確認商品後，於 [7-14 工作天] 完成退款
退貨標籤連結：[連結]
如有問題歡迎告訴我～
[品牌名稱]範本變體
針對不同情境的調整版本
依據品牌調性（如正式 B2B 或活潑零售）可選用以下變體。
變體 A：超商取貨版
適用於透過超商取貨的訂單。強調取貨期限與取貨方式。
📦 您的包裹已到！
取貨地點：[超商名稱] [門市名稱]
取貨地址：[門市地址]
取貨期限：[日期]
取貨驗證碼：[XXX]
取貨方式：攜帶證件至超商機台輸入取貨碼，或告知門市人員
⚠️ 逾期未取將退回寄件方，恕不退運費
[品牌名稱]變體 B：B2B 批發版
適用於 B2B 批發訂單。語氣正式，包含發票與送貨資訊。
主旨：[品牌名稱] - 批發訂單 [PO編號] 出貨通知
[客戶公司/姓名]您好，
您的批發訂單已安排出貨，詳細資訊如下：
【出貨資訊】
PO 編號：[PO編號]
品項：[商品名稱 × 數量]
發票號碼：[發票號碼]
物流方式：[貨運/專車]
送貨地址：[地址]
司機/貨運：[名稱 + 聯絡電話]
預計送達：[日期]
如有任何問題，請聯繫您的專屬業務 [姓名] 或致電 [電話]。
感謝您的訂購！
[品牌名稱] 業務團隊變體 C：跨境電商版
適用於跨境物流、國外顧客的訂單。包含海關資訊與預計到達時間。
📦 您的國際訂單已寄出！
[顧客姓名]您好，
您的國際訂單 [訂單編號] 已經寄出囉！
【國際物流資訊】
目的地：[國家/地區]
物流方式：[DHL/FedEx/EMS/航空]
追蹤號碼：[追蹤號]
預計送達：[X-X] 個工作天
⚠️ 通關提醒：
- 部分商品可能需要繳納進口關稅
- 海關可能要求提供身分證明文件
- 如有問題，請聯繫我們的國際客服
追蹤連結：[URL]
感謝您的購買！
[品牌名稱] 國際團隊FAQ
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