詢價回覆範本

詢價回覆範本是指企業在收到潛在客戶或採購窗口的詢價（Request for Quotation, RFQ）後，所使用的標準回覆格式。這套範本涵蓋初次報價、需補資料再報價、確認規格後正式報價三大情境，幫助業務人員以專業、完整且有說服力的方式回覆每一筆詢價。詢價回覆是 B2B 銷售的第一印象。一封好的詢價回覆，不只是告知價格，更是展示公司專業度、溝通效率與服務態度的機會。根據 B2B 銷售研究，70% 的採購人員會根據供應商的第一次回覆速度與內容完整性來決定是否繼續對話。一套好的詢價回覆範本，可以讓你在競爭中搶得先機。躍創整理了台灣外銷與 B2B 企業適用的詢價回覆範本，涵蓋 Email 版本，可直接複製使用，幫助你快速回覆、建立信任並提高接單率。

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關於此範本

什麼是詢價回覆範本？

詢價回覆範本（Inquiry Reply Template / Quotation Response Template）是企業在收到客戶或採購窗口的正式詢價（RFQ）後，所預先制定的標準回覆格式。這個範本不同於一般業務拜訪或電話溝通，因為詢價回覆是正式商業溝通，需要包含產品規格、價格、交期、付款條件、報價有效期等關鍵資訊，是形成正式商業關係的基礎文件。詢價回覆範本的核心價值在於「專業」與「效率」。專業是指每一次回覆都必須包含採購方決策所需的完整資訊，展現公司對細節的重視。效率是指有了標準化的範本，業務人員可以在最短時間內產出一個高品質的回覆，避免遺漏關鍵資訊或格式不一致。根據 B2B 銷售與採購研究，有完整詢價回覆流程的企業，客戶持續回覆率比隨意回覆的企業高出約 65%。更重要的是，專業的詢價回覆能將「一次性詢價」轉化為「持續對話」的機會，是 B2B 銷售漏斗中最關鍵的環節之一。

SOP 使用指南

步驟 1：收到詢價後，先分析客戶需求

在回覆之前，先仔細閱讀客戶的詢價內容，確認：產品名稱與規格、數量與包裝需求、交貨地點與時間、付款條件偏好、是否有指定認證或標準。

步驟 2：根據情境選擇對應範本

初次報價（資訊充足）、需補資料後再報價（資訊不足但可估）、確認規格後正式報價（已進入實質討論），三種情境有不同的溝通策略。

步驟 3：填入具體資訊並調整語氣

將範本中的品名、規格、價格、交期等欄位填入實際資料，並根據客戶規模與往來階段調整語氣（初次往來用詞謹慎、已確認合作則可更直接）。

步驟 4：附上完整報價單與相關文件

在 Email 中清楚說明有附件（如正式報價單、型錄、規格圖），並在附件中提供完整資料。附件命名要有意義，方便客戶歸檔。

步驟 5：設定追蹤機制

在回覆中說明報價有效期，並於預定時間主動追蹤，不要讓詢價石沉大海。 ---

核心資源

可複製使用的範本內容

以下為整理好的標準化腳本。點選「一鍵複製」即可將文字存入剪貼簿，直接置換括號資訊使用。

情境一：客戶初次詢價（資訊充足，可直接報價）

**適用時機**：客戶提供了完整的詢價規格，資料充足，可以直接給出正式報價

情境二：需補充資料後才能報價

**適用時機**：客戶詢價缺少關鍵資訊（規格不明、數量不清），需要先補充資料才能給出準確報價

情境三：確認規格後正式報價

**適用時機**：雙方已就規格進行來回討論，現在可以給出正式的最終報價

範本變體

針對不同情境的調整版本

依據品牌調性（如正式 B2B 或活潑零售）可選用以下變體。

變體 A：製造業機械設備版本

適用於大型機械或設備的詢價回覆，包含詳細技術規格與售後服務說明。

主旨：機械設備詢價回覆：【公司名稱】完整報價單

[客戶窗口姓名]您好，

非常高興回覆您關於 [設備名稱] 的詢價。以下是我們根據您的需求所整理的完整方案：

【設備規格摘要】
• 機型：[型號]
• 產能：[X] units/hr
• 功率：[X] kW / 380V 3-Phase
• 占地面積：[X] m × [Y] m
• 重量：[X] kg
• 主要材質：[不鏽鋼 304 / 鋁合金 / 其他]

【報價含以下項目】
• 主機設備一台
• 標準配件組
• 操作手冊（中文 + 英文）
• 安裝與操作培訓（工廠內，2 人 3 天）
• 出廠測試報告

【不含項目】
• 國際運費與保險
• 進口國安裝材料（水電管線）
• 進口國當地安裝調機服務（如需，可另外報價）

【售後服務】
• 設備保固：交貨後 12 個月
• 備品供應：保固期內免費更換非人為損壞零件
• 技術支援：提供線上技術支援與售後服務窗口

詳細技術規格書請見附件。

變體 B：快速回覆簡化版本

適用於已有穩定客戶關係、規格標準化的快速來回。

主旨：回覆：[品名] 報價 - [公司名稱]

[客戶窗口姓名]您好，

感謝您的詢價！以下是 [品名] 的標準報價：

■ 單價：USD [價格] / pc
■ 最小訂量（MOQ）：[X] pcs
■ 交期：收到訂單後 [X] 週
■ 付款：T/T 30/70

若數量較大（[X] pcs 以上），單價可再議。
詳細規格與型錄請見附件。

歡迎繼續詢價！

[您的姓名]
[公司名稱]
Tel: [電話]
Email: [email]

變體 C：需主管審核告知版本

適用於大額報價或新客戶，需要內部審核後才能給出最終價格。

主旨：回覆您的詢價：【公司名稱】報價說明

[客戶窗口姓名]您好，

感謝您的來信。由於這筆詢價涉及特殊規格，需要我們內部進行成本核算與報價審核。

【目前進度】
我們已收到您的詢價，目前正在由產品與財務團隊進行報價審核。

【預計時程】
• 完整報價單：將於 [日期] 前發送給您
• 如有緊急需求，請告知，我可以先提供初步報價區間供您參考

【需要您確認的資訊】
• [待確認項目]

我們理解採購流程的時間壓力，會盡快處理。如有任何問題，請隨時聯繫。

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Tel: [電話]

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