英文報價信範本

英文報價信範本（Business Quotation Letter Template in English）是企業向外國客戶報價時所使用的標準英文商業書信格式。這套範本涵蓋初次詢價回覆、追加資訊回覆、成交確認三大情境，幫助外銷業務人員以專業、清晰且符合國際商務慣例的英語與全球客戶溝通。在國際貿易中，英語是通用商務語言。一封好的英文報價信，不只是告知價格，更是展示公司專業度、語言能力與國際視野的機會。根據跨國貿易研究，85% 的國際採購商表示，供應商的 Email 語言品質會影響他們對供應商可信度的判斷。一套好的英文報價信範本，可以讓你的公司在國際舞台上展現專業形象，提高接單成功率。躍創整理了台灣外銷與跨境貿易適用的英文報價信範本，包含完整的專業商用英語，可直接複製使用，幫助你快速產出符合國際商務標準的英文商業書信。

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關於此範本

什麼是英文報價信範本？

英文報價信範本（Business Quotation Letter Template in English）是企業在國際貿易或跨境商務往來中，向外國客戶提供產品或服務報價時所預先制定的標準英文商業書信格式。這個範本不同於一般商業 Email，因為正式的英文報價信需要遵循國際商務書信的慣例格式，包含明確的報價編號與日期、詳細的產品規格與數量、清晰的交易條件（Incoterms）、付款方式、交貨時程，以及專業的公司署名區塊。英文報價信範本的核心價值在於「國際化」與「標準化」。國際化是指語言、格式與術語都符合國際商務慣例，讓外國客戶能夠立即理解並信任你的專業度。標準化是指每一次回覆都維持一致的格式與語氣，建立公司的國際品牌形象。根據跨國貿易與國際採購研究，使用標準化英文商業書信的企業，國際客戶回覆率比使用隨意格式的企業高出約 58%。更重要的是，專業的英文書信能為公司建立「可信賴的國際供應商」形象，是外銷業務拓展中不可或缺的工具。

SOP 使用指南

步驟 1：確認客戶的語言偏好與文化背景

在撰寫英文報價信之前，先確認客戶的英語程度與文化背景。英美客戶偏好直接、簡潔的商業英語；亞洲客戶（如日本、韓國）可能更重視禮貌與正式程度；歐洲客戶則需要多注意國別差異。

步驟 2：根據情境選擇對應範本

初次詢價回覆、追加資訊回覆、成交確認，三種情境有不同的語氣與內容側重。初次回覆以建立信任為主，成交確認則可以更直接地討論下一步。

步驟 3：填入具體資訊並確保數值精確

將範本中的品名、規格、數量、單價等欄位填入實際資料。數值一定要反覆確認，因為國際貿易中的數字錯誤代價很高。

步驟 4：檢查英文語法與商業用語的正確性

在發送之前，用 Grammerly 或請英語较好的同事檢查一遍。避免中式英語（如 "Please see attachement" 應為 "Please see the attachment"）。

步驟 5：設定追蹤機制並記錄來往

在 Email 中設定清楚的後續動作（如 "We look forward to hearing from you by [date]"），並在 CRM 或表格中記錄每次來往的時間與內容。 ---

核心資源

可複製使用的範本內容

以下為整理好的標準化腳本。點選「一鍵複製」即可將文字存入剪貼簿，直接置換括號資訊使用。

情境一：初次詢價回覆（Initial Inquiry Response）

**適用時機**：客戶首次發送詢價，資料充足可以直接給出正式報價

情境二：追加資訊回覆（Request for Additional Information）

**適用時機**：客戶詢價缺少關鍵資訊，需要先補充資料才能給出準確報價

情境三：成交確認（Order Confirmation）

**適用時機**：客戶接受報價，雙方確認訂單，發送正式訂單確認書

範本變體

針對不同情境的調整版本

依據品牌調性（如正式 B2B 或活潑零售）可選用以下變體。

變體 A：機械設備報價版本

適用於大型機械或工業設備的英文報價，需要包含詳細技術規格與售後服務說明。

Subject: Formal Quotation – [Equipment Name] / [Model No.] – [Company Name]

Dear [Client Name],

Thank you for your inquiry regarding our [Equipment Name]. Please find our formal quotation as follows:

EQUIPMENT SPECIFICATIONS:

  Model:          [Model No.]
  Production Cap: [X] units/hour
  Power Req:      [X] kW / [Voltage]V, 3-Phase
  Dimensions:     [L]m × [W]m × [H]m
  Weight:         [X] kg
  Material:       [Stainless Steel 304 / Carbon Steel / etc.]

SCOPE OF SUPPLY:
  ✓ Main machine unit (1 set)
  ✓ Standard accessories as per attached list
  ✓ Operation manual (English + Chinese)
  ✓ Factory acceptance test (FAT) at our facility
  ✓ Training at our factory (up to 2 persons, 3 days)

PRICE:
  Equipment Price: USD [amount] FOB Kaohsiung
  Installation & Commissioning (if needed): USD [amount]
  Spare parts package (recommended): USD [amount]

NOT INCLUDED:
  ✗ International freight and insurance
  ✗ Import duties and taxes at destination
  ✗ Local installation materials and labor

WARRANTY:
  • 12 months from date of shipment
  • Spare parts for non-human damage provided free of charge

Please see the attached technical specification sheet for detailed information.

We remain at your disposal for any questions.

Yours sincerely,

[Your Full Name]
[Title]
[Company Name]

變體 B：樣品需求回覆版本

適用於客戶要求打樣而非直接量產報價的國際詢價。

Subject: Re: Sample Request – [Product Name] – [Company Name]

Dear [Client Name],

Thank you for your inquiry regarding samples of [product name]. We are happy to accommodate your request.

SAMPLE DETAILS:

  Product:    [Product Name / Model]
  Quantity:    [X] pcs
  Unit Price:  USD [price] / pc
  Shipping:    [FedEx / DHL] – cost to be borne by buyer
  Sample Lead Time: [X] days from confirmation

PAYMENT FOR SAMPLES:
  We accept payment via:
  • PayPal (for small orders under USD 500)
  • T/T wire transfer
  • Western Union

NOTES:
  • Samples will be sent with our standard QC inspection report
  • If you proceed with a bulk order (MOQ or above), the sample cost will be credited toward your order
  • Custom specifications may affect sample pricing

Please confirm the shipping address and preferred payment method, and we will arrange everything promptly.

Best regards,

[Your Full Name]
[Title]
[Company Name]

變體 C：緊急詢價快速回覆版本

適用於客戶有緊急需求，需要快速回覆但尚無法給出完整報價的情境。

Subject: Quick Response to Your Urgent Inquiry – [Product Name]

Dear [Client Name],

Thank you for your urgent inquiry. We are responding promptly to your request for [product name].

INITIAL RESPONSE (Full quotation to follow):

  Product:       [Product Name]
  Quick Price:   USD [price range] / pc (FOB Kaohsiung)
  MOQ:           [X] pcs
  Quick Lead Time: [X] weeks (subject to production schedule)

STATUS:
  ⏳ Full quotation with complete specifications is being prepared and will be sent within [X] hours.

URGENT ACTION:
  If your timeline is critical, please:
  1. Confirm target quantity immediately
  2. Advise your preferred incoterms and payment terms

We are ready to prioritize your order as soon as we receive your confirmation.

Best regards,

[Your Full Name]
[Company Name]
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